Czynności prawne, prowadzenie dokumentacji i księgowości

• reprezentacja ogółu właścicieli w sprawach dotyczących Wspólnoty przed sądami, urzędami i innymi instytucjami publicznymi na podstawie stosownych pełnomocnictw
• prowadzenie dla Wspólnoty ewidencji kosztów i sprawozdawczości finansowej (obsługa finansowo - księgowa nieruchomości).
• prowadzenie i rozliczanie konta bankowego Wspólnoty
• lokowanie wolnych środków Wspólnoty na najkorzystniejszych lokatach bankowych
• prowadzenie i przechowywanie właściwej dokumentacji księgowej związanej z zarządzaną nieruchomością
• ubezpieczenie budynku od ognia i innych zdarzeń losowych oraz Wspólnoty od odpowiedzialności cywilnej – wybór najlepszej oferty
• regulowanie podatków i innych opłat publiczno-prawnych
• prowadzenie wykazu lokali i właścicieli lokali
• przygotowywanie opłat dla właścicieli lokali mieszkalnych i użytkowych
• wystosowywanie wezwań do zapłaty dla właścicieli i najemców lokali z tytułu zaległości czynszowych
• przygotowywanie procedur prawnych lub innych procedur koniecznych dla windykacji zaległych opłat oraz innych należności związanych z nieruchomością
• aktualizacja stawek za czynsz, gaz, energię elektryczną i cieplną oraz regulacja opłat i rozliczeń z tym związanych
• bieżąca kontrola funkcjonowania nieruchomości zgodnie z przepisami prawa
• wykonywanie zarządzeń porządkowych organów samorządowych

Media i obsługa techniczna

• zapewnienie dostawy mediów: energii elektrycznej i cieplnej, wody oraz odprowadzania ścieków i wywozu śmieci
• negocjowanie w imieniu Wspólnoty optymalnych warunków dostawy mediów
• nadzór nad wykonaniem umów o dostarczanie mediów (woda, gaz, prąd)
• opracowanie sposobu rozliczania dostawy mediów dla budynku
• rozliczanie z liczników indywidualnych dostawy wody, CO, i innych oraz naliczanie zaliczek na kolejne okresy dla poszczególnych użytkowników lokali
• prowadzenie indywidualnego rozliczenia współwłaścicieli, w tym naliczanie kosztów eksploatacyjnych i funduszu remontowego
• zapewnienie obowiązkowych kontroli technicznych i okresowych przeglądów nieruchomości i urządzeń stanowiących jej wyposażenie techniczne zgodnie z wymogami prawa budowlanego
• prowadzenie książki obiektu oraz dokumentacji nieruchomości przewidzianej ustawą prawa budowlanego
• bieżąca konserwacja nieruchomości oraz dokonywanie napraw budynku, jego pomieszczeń i urządzeń technicznych, które umożliwiają właścicielom lokali właściwe korzystanie z nieruchomości wspólnej
• usuwanie awarii i skutków awarii w nieruchomości wspólnej.
• zapewnienie usług i serwisów związanych z funkcjonowaniem urządzeń technicznych nieruchomości wspólnej (węzeł cieplny, domofon, hydrofor, przyłącze elektryczne itp.)

WSPÓŁPRACA Z DEWELOPERAMI

PROCES INWESTYCYJNY - na tym etapie służymy deweloperom naszą wiedzą w zakresie:

• analizy projektu i wskazanie rozwiązań optymalizacyjnych
• szacowanie kosztów utrzymania budynku w przyszłości
• negocjowanie umów z potencjalnymi dostawcami usług i mediów
• ustalenie procedury obsługi usterek budowlanych
• analiza rozwiązań prawnych dla powierzchni wspólnych
• organizacja obiegu dokumentacji i płatności
• przygotowanie do odbioru inwestycji

PRZEJĘCIE BUDYNKU - przejęcie nieruchomości od generalnego wykonawcy, a w tym:

• aktywny udział w odbiorach oraz przeglądach
• przejmowanie dokumentacji
• asystowanie w kontaktach pomiędzy deweloperem, usługodawcami i użytkownikami nieruchomości
• przygotowanie rejestrów właścicieli i lokali
• zapewnienie bezpośredniego kontaktu telefonicznego z administratorem
• przygotowanie koncepcji obsługi nieruchomości i negocjacja umów
• nadzór nad prawidłowym usuwaniem usterek i awarii
• asystowanie w bezpiecznym i sprawnym zasiedlaniu budynku

Obsługujemy:

• inwestycje deweloperskie
• wspólnoty mieszkaniowe
• mieszkania prywatne
• nieruchomości Skarbu Państwa

Naszym zadaniem jest:

• sporządzenie rocznego planu gospodarczego dla nieruchomości
• utrzymanie nieruchomości w stanie niepogorszonym
• bieżąca konserwacja budynku
• prowadzenie Książki Obiektu
• uzasadnione inwestowanie w nieruchomość
• profesjonalna księgowość (naliczanie czynszów, rozliczanie mediów)
• ochrona obiektu
• utrzymanie zieleni i obszarów wokół obiektu
• bieżące i specjalistyczne sprzątanie, odśnieżanie
• obsługa parkingów

Remonty i modernizacje

• przygotowanie i aktualizacja planów remontów i modernizacji nieruchomości w oparciu o przewidywane środki finansowe Wspólnoty oraz na podstawie przeprowadzonych kontroli technicznych
• nadzorowanie przebiegu remontów i zlecanych prac zgodnie z zatwierdzonymi planami remontowymi na dany rok
• podejmowanie działań remontowych uwzględniających w pierwszej kolejności bezpieczeństwo użytkowników nieruchomości i osób trzecich
• dokonywanie napraw i prowadzenie remontów długoterminowych na terenie nieruchomości w sposób uzgodniony ze Wspólnotą
• wyłanianie wykonawców robót remontowych w oparciu o procedury uprzednio przyjęte przez Wspólnotę i Zarządcę
• odbiór wykonywanych remontów, egzekwowanie praw gwarancyjnych

Zasady współpracy ze wspólnotą i obowiązki zarządcy

• stały kontakt z właścicielami lokali oraz użytkownikami budynku.
• dyspozycyjność zarządcy/administratora.
• stały kontakt i wymiana informacji pomiędzy członkami Wspólnoty i zarządcą przez e-mail, strony www firmy, telefon, e-kartotekę ON-LINE
• przygotowanie i obsługa zebrań Wspólnoty Mieszkaniowej w celu przedstawienia:
  • wyników finansowych za rok ubiegły
  • projektu rocznego planu gospodarczego i remontowego wspólnoty
  • sprawozdania o stanie finansów w zakresie wpływów z pożytków otrzymywanych z nieruchomości wspólnej (reklamy, najem, parking itp.)
  • projektu planów inwestycyjnych dla Wspólnoty na rok bieżący
• monitorowanie wydatków Wspólnoty za pomocą oddzielnego rachunku bankowego z wydzielonym subkontem dla funduszu remontowego
• składanie Zarządowi Wspólnoty w określonych terminach sprawozdań z wykonywanych czynności
• przygotowywanie raportów dla Zarządu Wspólnoty oraz okresowe spotkania z Zarządem dotyczące spraw bieżących.
• działanie w celu powiększenia dochodów Wspólnoty, szczególnie z tytułu wynajmowania części nieruchomości wspólnej i reklam
• zastępstwo inwestycyjne w zakresie inwestycji remontowych Wspólnoty Mieszkaniowej na określonych indywidualnie warunkach
• wykonywanie czynności i obowiązków przekraczających zwykły zarząd nieruchomością i innych usług, które będą konieczne do wykonania zlecenia Zarządu i wykonania planów Wspólnoty w oparciu o pisemne uzgodnienia i pełnomocnictwa Zarządu Wspólnoty

POWSTANIE WSPÓLNOTY - gdy pierwszy lokal został sprzedany przystępujemy do aktywnego zarządzania wspólnotą, a w tym:

• rejestracji Wspólnoty i wystąpienie o NIP oraz REGON
• założenie konta bankowego
• przygotowanie uchwał i regulaminów
• organizacji komunikacji pomiędzy administratorem i mieszkańcami
• przygotowania pakietu startowego z informacjami dla nowych mieszkańców

ADMINISTROWANIE - w zakres oferty wchodzi także prowadzenie zarządu częścią wspólną nieruchomości:

• założenie książki obiektu budowlanego
• nadzór nad terminową realizacją przeglądów obowiązkowych
• kontrola nad utrzymaniem porządku i bezpieczeństwa
• koordynacja prac firm obsługi technicznej nieruchomości
• bieżące reagowanie i podejmowanie działań w celu usunięcia awarii i ich skutków
• wizytacje nieruchomości
• nadzór nad procesem zgłaszania usterek i monitorowanie wykonawców w zakresie ich terminowego usuwania
• prowadzenie obsługi księgowej

W CENIE ZA ADMINISTROWANIE ZAPEWNIAMY

• darmowy dostęp ON-LINE do e-kartoteki nieruchomości (dostęp przez Internet do rachunków, wpłat, zaległości, stanów liczników, rozliczeń, sprawozdań finansowych itd.)
• darmowe opinie prawne dotyczące bieżącego funkcjonowania nieruchomości oraz upusty przy windykacji i reprezentowaniu Właścicieli przed Instytucjami
• upusty na przeglądy ogólnobudowlane wykonywane przez uprawnionego Inspektora Nadzoru
• tabliczka elewacyjna z numerem nieruchomości
• prowadzenie odczytów indywidualnych liczników mediów